Những Thứ Cần Cho Hồ Sơ Xin Việc

Hồ sơ xin việc bao gồm những giấy tờ quan trọng đối với một ứng viên khi đi ứng tuyển tại bất kỳ công ty/doanh nghiệp nào. Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì?

Hồ sơ xin việc cần công chứng những gì?

Tùy vào từng nhà tuyển dụng mà sẽ có những giấy tờ cần công chứng khác nhau, tuy nhiên một số giấy tờ bắt buộc cần công chứng trong bộ hồ sơ xin việc:

- Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh

Bạn có thể đến các Ủy ban nhân dân xã, phường, các phòng công chứng tư nhân uy tín để có thể chứng thực giấy tờ một cách chính xác nhất.

Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ,... là những giấy tờ cần công chứng

Hồ sơ xin việc rất dễ tìm mua tại các cửa hàng sáng, văn phòng phẩm hay những tiệm photocopy tài liệu,... đều bày bán để phục vụ nhu cầu khách hàng. Một bộ hồ sơ đầy đủ có giá từ 10.000 VND - 20.000 VND. Mặc khác, ứng viên có thể tự thiết kế, chỉnh sửa để tạo nên mẫu hồ sơ cho riêng mình.

Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh

Chứng minh thư hay căn cước công dân, sổ hộ khẩu và giấy khai sinh cũng cần được photo công chứng để chứng minh rõ ràng lý lịch của ứng viên, đồng thời đáp ứng đầy đủ những giấy tờ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Cần photo công chứng chứng minh thư hay căn cước công dân

Giấy khám sức khỏe (trong 6 tháng gần nhất)

Giấy khám sức khỏe là giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin việc để xác minh tình trạng sức khỏe của ứng viên. Hiện nay, giấy khám sức khỏe có hai loại: A4 hai mặt và A3 gấp đôi (bốn mặt).

Tùy thuộc vào vị trí và lĩnh vực công việc, yêu cầu về giấy khám sức khỏe sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các công ty/doanh nghiệp đều yêu cầu giấy khám có hiệu lực trong 6 tháng gần nhất và được xác nhận bởi cơ sở y tế.

Các bằng cấp và chứng chỉ như bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ và tin học cần được nộp bản photo có công chứng. Đây là yêu cầu bắt buộc cho một số vị trí ứng tuyển đồng thời là bằng chứng xác thực thông tin trong sơ yếu lý lịch, CV và đơn xin việc.

Ảnh chân dung cần được dán lên bìa hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn ấn tượng hơn về bạn. Hồ sơ xin việc thường yêu cầu nộp ảnh 3×4 hoặc 4×6 để lưu hồ sơ hoặc làm thẻ nhân viên và các loại hồ sơ khác.

Khi chụp ảnh thẻ xin việc, bạn nên thể hiện phong cách nghiêm túc và lịch sự. Để có bức ảnh phù hợp, bạn nên:

Bạn có thể mua hồ sơ xin việc gồm sơ yếu lý lịch tự thuật và đơn xin việc viết tay, tại các quán photocopy, nhà sách hoặc trên các sàn thương mại điện tử,…

Các giấy tờ khác trong hồ sơ như CV, giấy tờ tùy thân, giấy khám sức khỏe và giấy khai sinh (tùy yêu cầu của mỗi công ty) cần được photo công chứng theo quy định pháp luật và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ xin việc.

Để biết rõ hơn về hồ sơ xin việc mua ở đâu, bạn cũng có thể tra cứu thông tin qua các website chuyên cung cấp mẫu hồ sơ xin việc, đảm bảo lựa chọn đúng loại và chất lượng phù hợp với nhu cầu của mình.

Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc

Bên cạnh những nội dung ở trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm những vấn đề khác liên quan đến cách làm hồ sơ xin việc như sau:

Đảm Bảo Tính Xác Thực và Hợp Pháp Hồ Sơ Xin Việc Cần Công Chứng

Việc công chứng các giấy tờ trong hồ sơ xin việc giúp xác nhận rằng các tài liệu này là bản sao chính xác của bản gốc. Điều này giúp nhà tuyển dụng tin tưởng vào tính hợp pháp của thông tin mà bạn cung cấp.

Hồ sơ xin việc online gửi qua email bao gồm những gì?

Khi xin việc online qua mail thì hồ sơ xin việc gồm những gì? Tương tự như bộ hồ sơ xin việc cơ bản, điều bạn cần quan tâm khi thực hiện hồ sơ xin việc online bao gồm: CV xin việc, đơn xin việc, các sản phẩm cá nhân, hình ảnh cá nhân và một số giấy tờ liên quan.

CV xin việc được trình bày rõ ràng, chỉn chu, thể hiện đầy đủ trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, hoạt động khác,... Ngoài ra, bạn nên đưa thêm một số thông tin cho thấy rằng bạn hoàn toàn phù hợp với vị trí như: sở thích, sự linh hoạt trong công việc,...

Đơn xin việc: Thể hiện mong muốn của bạn khi được làm việc tại Công ty, tìm hiểu kỹ càng về vị trí công việc và cho họ biết bạn biết đến thông tin tuyển dụng của họ từ đâu. Đơn xin việc cần soạn thảo chu đáo trước khi gửi đến nhà tuyển dụng.

Các sản phẩm cá nhân/Portfolio: Để nổi bật hơn hẳn so với các ứng viên khác, trong hồ sơ xin việc online bạn nên gửi kèm các sản phẩm của cá nhân để nhà tuyển dụng có cái nhìn chính xác hơn và xem ứng viên có phù hợp với vị trí hay không.

Hình ảnh cá nhân: Một số công việc có liên quan đến ngoại hình ứng viên cần gửi file ảnh chân dung hoặc toàn thân để đảm bảo rằng hồ sơ của bạn là hợp lệ.

Giấy tờ liên quan: Các giấy tờ về bằng cấp, chứng chỉ cũng được quan tâm khi gửi hồ sơ xin việc online.

Hồ sơ xin việc online bao gồm những thông tin quan trọng như CV, đơn xin việc,...

Bước 3: Hoàn Tất Công Chứng và Kiểm Tra Lại Hồ Sơ

Sau khi công chứng xong, bạn cần kiểm tra lại tất cả các tài liệu để đảm bảo chúng đã được công chứng đúng và đầy đủ. Sắp xếp hồ sơ gọn gàng và chuẩn bị nộp cho nhà tuyển dụng.

Những Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Việc

Mọi thông tin trong hồ sơ xin việc cần phải chính xác và đầy đủ. Tránh những sai sót nhỏ có thể làm mất cơ hội việc làm của bạn.

Đảm bảo rằng bạn nộp hồ sơ đúng thời hạn mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Việc nộp hồ sơ sớm cũng có thể giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Những quy định về hồ sơ xin việc cần lưu ý

Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu rõ về công ty và vị trí ứng tuyển. Ngoài ra, bạn cần chú ý đến hồ sơ xin việc của mình:

Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin: Thông tin trong đơn xin việc phải đầy đủ, chính xác và tránh lỗi chính tả.

Trình bày khoa học: Nội dung hồ sơ nên ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và khoa học.

Tham khảo mẫu CV: Bạn có thể tham khảo các mẫu CV có sẵn để học hỏi cách trình bày ấn tượng.

Chuẩn bị hồ sơ: Nên chuẩn bị 2-3 bộ hồ sơ gốc hoặc có công chứng và 5-10 bộ hồ sơ photo, lưu giữ cẩn thận bộ hồ sơ gốc.

Bằng cách lưu ý những điều trên, bạn sẽ có cơ hội tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng khả năng được nhận vào làm việc.

Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Thực tiễn cho thấy, các doanh nghiệp khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự sẽ đưa ra những yêu cầu khác nhau về hồ sơ sao cho phù hợp với tính chất công việc, tuy vậy, vẫn có một số loại giấy tờ cơ bản mà người lao động có thể nắm rõ để có sự chuẩn bị hợp lý, bao gồm:

Đơn xin việc là thành phần không thể thiếu trong một bộ hồ sơ xin việc. Về hình thức, đơn xin việc có thể được đánh máy hoặc viết tay, ngoài ra người lao động cũng có thể mua mẫu đơn có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc và điền đầy đủ thông tin.

Thông thường, đơn xin việc được viết tay sẽ được đánh giá cao bởi nhà tuyển dụng vì nó thể hiện sự cầu thị, mong muốn làm việc, có sự đầu tư thời gian, công sức và có thể đánh giá một phần năng lực của người nộp đơn.

Hiện nay, nhiều người vẫn hay nhầm lẫn giữa CV xin việc và đơn xin việc hoặc sơ yếu lý lịch. Để làm rõ vấn đề này, chúng ta có thể hiểu như sau: CV xin việc là một hồ sơ năng lực, thể hiện trình độ, kinh nghiệm, khả năng của ứng viên. Trong CV xin việc, ngoài những thông tin cá nhân, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được trình độ học vấn (tin học, ngoại ngữ), mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc,... thậm chí là kỹ năng mềm, sở thích, các thành tựu, giải thưởng... của người nộp đơn.

CV xin việc có thể được làm bằng Word hoặc các phần mềm chuyên nghiệp khác, ngoài ra cũng có một số trang web có thiết kế sẵn mẫu CV với các hình thức khá bắt mắt, phù hợp với yêu cầu của ứng viên cũng như nhà tuyển dụng. Việc chuẩn bị nghiêm túc, đầy đủ, chú trọng cả về hình thức và nội dung của CV sẽ thu hút được nhiều nhà tuyển dụng hơn và tăng cơ hội được phỏng vấn của người nộp đơn.

Đây là một loại văn bản rất quan trọng mà bất kỳ hồ sơ xin việc nào cũng cần có. Cụ thể, sơ yếu lý lịch là bản tóm tắt những thông tin cá nhân của người khai sơ yếu lý lịch bao gồm: tên tuổi, địa chỉ thường trú, số điện thoại, thông tin gia đình, bằng cấp,... nhằm mục đích cung cấp thông tin cơ bản của ứng viên đối với nhà tuyển dụng.

Bản sơ yếu lý lịch có mẫu sẵn được bán kèm trong bộ hồ sơ xin việc và ứng viên chỉ cần điền đầy đủ thông tin. Tùy từng trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu sơ yếu lý lịch có cần thiết phải công chứng hay không.

Để đảm bảo khả năng thực hiện công việc, ứng viên cần chứng minh tình trạng sức khỏe hiện tại của mình cho nhà tuyển dụng. Điều này sẽ được thể hiện trong giấy khám sức khỏe mà ứng viên cần nộp.

Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại: giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy từng vị trí làm việc và yêu cầu ở các lĩnh vực khác nhau, công ty sẽ có yêu cầu khác nhau về giấy khám, thông thường các doanh nghiệp chỉ chấp nhận giấy khám không quá 06 tháng trở lên, có nơi hạ xuống chỉ còn 03 tháng. Đồng thời, Giấy khám sức khỏe phải có dấu xác nhận của cơ sở y tế như bệnh viện, trạm xá.

Khi nộp hồ sơ xin việc, người lao động cần nộp một số giấy tờ cá nhân như căn cước công dân, giấy khai sinh,... để phục vụ cho việc quản lý nhân sự tại công ty. Những giấy tờ này chỉ cần nộp bản sao, tùy nơi sẽ yêu cầu phải công chứng hoặc chứng thực.

Các loại bằng cấp, chứng chỉ phổ biến mà phần lớn công việc yêu cầu ứng viên phải nộp bao gồm: bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ Tiếng Anh, chứng chỉ Tin học,... và một số bằng cấp, chứng chỉ khác tùy theo tính chất nghiệp vụ. Những văn bằng này cần phải được photo và có công chứng, chứng thực.

Bằng cấp, chứng chỉ là một trong những yếu tố quan trọng để chứng minh năng lực của ứng viên, tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng và tăng tỉ lệ thành công khi xin việc.

Mỗi cá nhân xin việc thường sẽ cần chuẩn bị từ 2-3 ảnh chân dung 3x4 hoặc 4x6 tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Những ảnh này được dán ở bên ngoài bộ hồ sơ xin việc và trên tờ sơ yếu lý lịch, ngoài ra nếu ứng viên được nhận thì sẽ cần ảnh để làm thẻ nhân viên, làm bảo hiểm sức khỏe,... qua đó giúp cho doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quản lý nhân sự và tăng độ nhận biết đối với ứng viên.

Làm hồ sơ xin việc không phải là thủ tục quá phức tạp, tuy nhiên đây lại là bước khởi đầu quan trọng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, tăng cơ hội việc làm do đó ứng viên cầu đầu tư thời gian, công sức để chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ, trang trọng nhất.

Hiện nay việc gửi hồ sơ xin việc online đến nhà tuyển dụng như email hay qua hệ thống của công ty và các trang tuyển dụng trực tuyến đang rất phổ biến và tiện lợi. Các ứng viên có thể dễ dàng gửi ngay hồ sơ xin việc đến nhà tuyển dụng mà không cần đường xa nắng nôi đến tận công ty để nộp đơn. Nhà tuyển dụng có thể tiếp nhận và xử lý hồ sơ nhanh chóng hơn.

Nhưng đơn giản không có nghĩa là dễ dàng. Thế nên các bạn sinh viên mới xin việc hay còn mắc lỗi đáng tiếc. Khi không nắm rõ yêu cầu hồ sơ từ nhà tuyển dụng hay những thủ thuật nhỏ khi gửi hồ sơ trực tuyến, các bạn sẽ dễ nhận điểm trừ từ công ty.

Thông thường chúng ta có 2 hình thức gửi trực tuyến là:

Các bạn nên lưu ý gửi theo email yêu cầu từ nhà tuyển dụng.

Đây là hình thức phổ biến nhất khi ứng viên gửi đến email nhà tuyển dụng. Các bạn nên lưu ý gửi theo email yêu cầu từ nhà tuyển dụng. Vì không phải lúc nào cũng gửi về email công ty hay phòng nhân sự. Các bạn nên lưu ý giữa email công ty, email liên hệ và email ứng tuyển để gửi chính xác (có thể là [email protected] [email protected],…).

Thỉnh thoảng các bạn hí hửng khi tìm được vị trí phù hợp với mình mà lỡ tay sa chuột nhấn gửi nhầm mail. Những hồ sơ các bạn nên lưu ý khi đính kèm trong email: cv xin việc, cover letter, sản phẩm cá nhân, portfolio, bảng điểm hay giấy chứng nhận.

Bạn cũng có thể thông qua hệ thống của các trang mạng việc làm hay của công ty ứng tuyển để gửi hồ sơ xin việc đến nhà tuyển dụng. Đây cũng là cách khá phổ biến và đảm bảo hồ sơ của bạn gửi nhanh chóng đến công ty. Đa phần các bạn chỉ gửi 2 file là cv và tài liệu khác như file thiết kế hay bảng điểm.

Sau đây là chi tiết tổng hợp các tài liệu cần đính kèm và nội dung chuẩn bị như thế nào khi gửi hồ sơ xin việc qua email hoặc hệ thống trực tuyến

Đây là file quan trọng nhất phải có mà không phải bàn. Nhưng thỉnh thoảng vài bạn rớt cái vèo chỉ mỗi lý do lãng xẹt là quên đính kèm đặc biệt là gửi qua email. Các bạn thường làm file cv dạng word hay Power Point. Nhưng khi gửi thì phải chuyển sang PDF để tránh lỗi Font chữ và định dạng.

Cover letter bạn nên chọn lọc thông tin quan trọng và cần thiết đến công việc.

Với cover letter (thư xin việc) thì thường sẽ xuất hiện dưới dạng nội dung trong email nên các bạn không cần đính kèm. Nếu các bạn muốn có thư xin việc trang trọng hơn hay công ty có yêu cầu rõ thì cũng đính kèm dạng PDF. Còn đối với việc nộp qua hệ thống thì luôn có mục để các bạn điền nội dung vào. Do có khuyết điểm là chỉ giới hạn 500 kí tự nên các bạn chọn lọc thông tin quan trọng và cần thiết đến công việc.

Đây thường là các file thiết kế, hình sản phẩm, bài viết hay portfolio. Đối với các bạn chuyên ngành về marketing, quảng cáo, báo chí hay thiết kế thường yêu cầu gửi các sản phẩm hoặc dự án đã thực hiện. Định dạng phù hợp là file dạng hình ảnh JPG, PNG hay PDF. Kích cỡ file cũng nên lưu ý không nên quá nặng khi gửi qua hệ thống.

Một bức ảnh phù hợp thường là thấy rõ mặt, chất lượng tốt và tốt nhất trong hình không nên xuất hiện người khác

Thỉnh thoảng nhà tuyển dụng cũng muốn chiêm ngưỡng nên các bạn luôn chuẩn bị sẵn cho mình. Một bức ảnh phù hợp thường là thấy rõ mặt, chất lượng tốt và tốt nhất trong hình không nên xuất hiện người khác. Lưu ý đến vị trí ứng tuyển để gửi hình có nội dung và bối cảnh phù hợp. Nếu bạn nộp vị trí viết quảng cáo, nhân viên sáng tạo hay thiết kế đồ họa thì có thể chấp nhận hình ảnh phá cách. Mách bạn không nên 360 quá mức không thì nhà tuyển dụng nhận không ra khi phỏng vấn.

Ngoài ra các bạn sẽ được yêu cầu gửi bằng khen, chứng chỉ hay bảng điểm của mình để xác nhận thông tin. Phần này các bạn lưu ý hãy đi scan thành file mềm chứ đừng chụp bằng điện thoại nhé.